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管理工作中的7種浪費,大部分人都有!(上)
作者: 出處:  時間:2018-08-04

 很多企業表現出來的問題各種各樣,但歸根到底是管理的問題

管理工作“等”

在管理工作中,等待的浪費主要表現在以下幾方面: 

等待上級的指示:上級不安排工作下級就坐等,上級不指示下級就不執行,上級不詢問下級就不匯報,上級不檢查下級就拖著辦。多干事情多吃虧,出了問題怎么辦?聽從指示沒有錯,再大責任可分擔。很多工作是在多次檢查和催辦下才完成的,造成極大的浪費。 

等待下級的匯報:任務雖已布置,但是沒有檢查、監督。不主動深入調查情況,掌握第一手資料,只是被動地聽下級匯報,不做核實就做決定或者向上級匯報,出了問題,責任還可以往下級身上推。 

等待對方的回復:我已與對方聯系過,什么時候得到回復我無法決定,延誤工作的責任應該由對方負責,我只能等。追究責任也不怕,我某月某日把這份文件送給對方,這里記錄得很清楚,對方不回復我能怎么辦?你還是和對方聯系一下吧,以免耽誤工作。 

等待生產現場的聯系:職能部門不主動去為現場提供服務,而是坐等現場的聯系,有時還很不耐煩,認為多等一會有什么了不起,卻沒有設身處地去為現場著想,嚴重地影響了生產現場問題的及時解決。 

這些“等待”在工作中是大量存在的,主要是中層管理人員缺乏責任心和主動精神,不愿意承擔責任。對于這種浪費,我們認為,根據不同企業的文化氛圍,如果不能用Y理論激勵員工去消除等待的浪費,就需要用X理論去加強管理。例如對于較重要的工作,可以用5W1H來進行計劃分解,然后進行控制、檢查和考核。實際上,X和Y理論都不能從根本上解決問題,X+Y相輔相成也許更好一些。 

管理工作無序

“沒有規矩,不成方圓”,這句古語說明了秩序的重要性。缺乏明確的規章、制度、流程,工作中容易產生混亂,這是眾所周知的。但如果有令不行、有章不循,按個人意愿行事造成的無序浪費,更是非常糟糕的事。 

職責不清造成的無序:由于制度、管理等方面的原因,造成某項工作好像兩個部門都管,卻糾纏不休,整天扯皮,使原來的有序反而變成無序,造成極大浪費。某個部門某個人,當看到一項工作比較緊急,如果不做就會影響到公司利益時,進行了補位。這時就出現了一種怪現象:那么,今后這項工作就由你們來做吧,責任部門反而放任不管了,這也是一種無序。 

業務能力低下造成的無序:素質低下、能力不能滿足工作需要,都會造成了工作的無序。應該承擔某項工作的部門和人員,因能力不夠而導致工作混亂無序;當出現部門和人員變更時,工作交接不力,協作不到位,原來形成的工作流程經常被推翻,人為增加了從“無序”恢復到“有序”的時間。一個有效的管理者應該是一個規范化的高手,能把復雜無序的工作標準化、規范化、簡單化,從而使普通員工可以完成原本無法完成的工作。 

有章不循造成的無序:隨心所欲,把公司的規章制度當成他人的守則,沒有自律,不以身作則,不按制度進行管理考核,造成無章無序的管理,影響員工的積極性和創造性,影響部門的整體工作效率和質量。這種人為造成的無序危害更大。 

業務流程的無序:直線職能制的縱向部門設置,對橫向的業務流程嚴重割裂,各部門大多考慮一項工作在本部門能否得到認真貫徹,而很少考慮如何協助相關部門順利實施。通常考慮以本部門為中心,而較少以工作為中心,不是部門支持流程,而是要求流程圍繞部門轉,從而導致流程的混亂,工作無法順利完成,需要反復協調,加大管理成本。

筆者曾查閱過幾家公司的各項管理規定,發現一個比較有趣的現象:公司的各項規定很少按照橫向業務流程的順序來編寫,大多數是按照縱向部門來編寫,兩個部門間如何交接則語焉不詳,實施時就會造成無序。 

這些無序出現的頻次多了,就會造成企業的管理混亂。管理者應該分析造成無序的原因,努力抓住主要矛盾,思考在這種的無序狀態中,如何通過有效的方法,使無序變為相對有序,從而整合資源,發揮出最大的效率。這是中高層管理者應該注意和重點考慮的問題之一。 

協調不力企業喪失凝聚力

所謂協調,就是指組織中的一切要素、工作或活動要和諧地配合,以便于組織的整體目標能夠順利實現。有了良好的協調,就會出現1+1>2的協同效應。因此法約爾把協調視為管理的一項基本職能。而如果在管理工作中協調不力,就會造成工作停滯等方面的浪費: 

工作進程的協調不力:由兩個部門共同承擔的工作出現問題,雙方都不主動聯系,還需要第三個部門協調,工作進度當然會受到影響。某些工作應由哪個部門負責沒有明確界定,處于部門間的斷層,相互間的工作缺乏協作精神和交流意識,彼此都在觀望,認為應該由對方部門負責,結果工作沒人管,原來的小問題也被拖成了大問題。 

上級指示的貫徹協調不力:對上級的工作指示及相關會議布置的工作沒有傳達,即使傳達了卻沒有進行有效的協調來組織落實,形成口號接力,工作在本部門出現停滯,沒有得到有效地貫徹,形成工作盲區。 

信息傳遞的協調不力:信息流轉到某個部門出現了停滯,使應該得到這些信息的相關部門掌握不到,難以有效地開展工作。信息沒有分類匯總,停滯在分散之中;信息沒有得到充分分析、核實和利用,依舊停滯在原始狀態之中;信息不準確,造成生產盲目、物資供應混亂、計劃的頻繁調整、沒有效益的加班及庫存的增加。更有甚者,把信息視為本部門或個人私有,有意不再傳遞,則影響更大。  

業務流程的協調不力:絕大多數的管理活動,不是一個部門所能獨立完成的,需要兩個以上部門相互配合,按橫向的業務流程來完成。但是由于縱向部門設置對業務流程的割裂,會形成一些斷點,如果不能及時搞好協調,業務流程就不能順利運行,會造成后續流程停滯,形成損失,即使想方設法繞過去,也造成效率降低,還可能達不到預期的效果。 

協調不力是管理工作中最大的浪費之一,它使整個組織不能形成凝聚力,缺乏團隊意識、協調精神,導致工作效率的低下。 

生產經營要素閑置

我們把管理工作中的庫存浪費稱之為“閑置”。機構重疊,職能重疊……形成人浮于事,使生產經營要素不能得到有效利用,造成了閑置的浪費。 

固定資產的閑置:過于樂觀地估計了市場形勢和低估了生產潛力,熱衷于擴大規模,容易導致固定資產的閑置,廠房、生產設備等因開工不足而導致浪費,使公司的成本升高,利潤降低,競爭力下降。這種浪費最容易出現在高層領導身上,因為他們要把組織做大,創造政績,因此即使有可行性分析,也充斥 著樂觀的估計,甚至領導者有意識地夸大預期效果。 

職能的閑置或重疊:公司在進行組織設計時為某些部門設置了一些職能,但在實際工作中,該職能卻沒有發揮作用,造成了部門職能的閑置,而且對公司的相關工作產生了影響。兩個部門承擔了類似的工作,職責有部分交叉重疊,好像誰都可以負責,其實是誰都不負責。錯時互相推諉,取得了成績又相互爭功,易導致工作中互相牽制,影響組織效率。 

工作程序復雜化形成的重疊:在某些情況下,對于一些不重要的任務,上級其實只承擔簽字的職能,但如果沒有上級的簽字或認可,則業務就無法進行,會出現等待和停滯等浪費。為什么會出現這種浪費?上級如果擔心失去權力,則下級就會事事請示,長久下去,組織就會逐漸僵化,失去活力。這是每一個層級的管理者都可能犯的錯誤。唯有敢于授權,才能簡化流程,提高效率。 

 

扁平化管理、業務流程再造、組織再造、過程管理等方法,都是工作流程化、規范化、職責化的有效措施,可以從某種程度上減少閑置的浪費。但是,更重要的是思想不能閑置,流水不腐,如果能不斷地用新的管理思想去沖擊舊的思維,自然會采取有效的對策去消除因閑置而發生的浪費。 

 

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